La procédure de signalement d’alerte

La loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte avait introduit l’obligation pour certaines entreprises de mettre en place une procédure de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte.

Le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022, entré en vigueur le 5 octobre 2022, détaille la mise en place et le contenu de cette procédure de recueil et de traitement des signalements en entreprise.

Ce décret précise que l’obligation de mise en place de cette procédure concerne uniquement les entreprises d’au moins 50 salariés, le seuil de 50 salariés étant comptabilisé selon les modalités prévues à l’article L. 130-1 du Code de la sécurité sociale, et apprécié à la clôture de deux exercices consécutifs.

• Contenu de la procédure d’alerte :

La procédure de recueil et de traitement des signalements doit intégrer les éléments suivants :

• La procédure interne doit prévoir un canal de réception (interne ou externe à l’entreprise) qui permet au lanceur d’alerte d’adresser un signalement écrit ou oral, au choix de l’entreprise.

Si le canal est oral, il doit pouvoir s’effectuer par téléphone (ou tout autre système de messagerie vocale), ou, sur la demande de l’auteur du signalement, au cours d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande.

• La procédure peut imposer à l’auteur du signalement de transmettre tout élément justifiant de sa qualité de lanceur d’alerte interne (hormis le cas où le lanceur d’alerte est anonyme).

• Le lanceur d’alerte peut communiquer tout élément de nature à étayer son signalement.

• La procédure doit prévoir que le lanceur d’alerte est informé de la réception de son alerte par écrit, dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de sa réception.

• Une fois le signalement effectué, son destinataire doit analyser sa recevabilité au regard des conditions légales. Il peut dans ce cadre inviter l’auteur du signalement à adresser le signalement en complément à une autre entité appartenant au même périmètre de consolidation des comptes, ou à le retirer pour qu’il soit exclusivement traité par cette autre entité.

• La procédure interne doit prévoir les suites données aux signalements anonymes et aux signalements qui ne respectent pas les conditions légales (dans ce dernier cas, il incombe à l’employeur d’informer l’auteur du signalement des raisons pour lesquelles son signalement ne respecte pas les conditions légales).

• L’entreprise peut demander tout complément d’information à l’auteur du signalement afin d’évaluer l’exactitude des allégations.

• Lorsque les allégations paraissent avérées, l’entité met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l’objet du signalement.

L’entreprise informe alors l’auteur du signalement par écrit dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois (à compter de l’accusé de réception du signalement ou de l’expiration d’une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement) des mesures envisagées ou prises et leur motif pour évaluer l’exactitude des allégations, et le cas échéant remédier à l’objet du signalement.

• L’auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du signalement, qui intervient lorsque :
  • le signalement est devenu sans objet,
  • ou lorsque les allégations de son auteur sont inexactes ou infondées.

• La procédure d’alerte doit indiquer la ou les personnes ou services compétents pour recueillir et traiter les signalements (étant précisé que la réception et le traitement des signalements peuvent être traités par des personnes ou services différents). Ces personnes ou services doivent :
  • disposer de l’autorité de la compétence et des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions (notamment par leur positionnement ou leur statut),
  • exercer leurs missions de manière impartiale (des garanties doivent être mises place en ce sens par la procédure établie par l’entreprise).

• La procédure doit garantir la confidentialité des informations recueillies :
  • La procédure doit notamment garantir la confidentialité de l’auteur du signalement, des personnes visées par le signalement, de tout tiers visé dans le signalement,
  • Les membres du personnel non autorisés à prendre connaissance du signalement ne doivent pas pouvoir accès aux informations,
  • La communication des informations relatives au signalement à des tiers n’est possible que si elle est nécessaire.

• Le signalement oral doit être consigné pour un temps strictement nécessaire et proportionné :
  • soit par enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable,
  • soit par sa transcription intégrale (celle-ci pouvant être vérifiée, rectifiée et approuvée par l’auteur du signalement),
  • soit par l’établissement d’un procès-verbal de la conversation (celui-ci pouvant être vérifié, rectifié et approuvé par l’auteur du signalement).

• Mise en place de la procédure d’alerte

Support : l’instrument juridique le mieux à même de répondre à l’obligation d’établir une procédure interne de recueil et de traitement des signalements est librement défini par chaque entreprise (ex : note de service).

Consultation du Comité Social et Economique : la procédure interne de recueil et de traitement des signalements est établie après consultation des instances de dialogue social, c’est à dire après consultation du Comité Social et Economique.

Diffusion : l’entreprise doit diffuser la procédure d’alerte à tous les lanceurs d’alerte potentiels, par exemple les salariés de l’entreprise, par tout moyen assurant une publicité suffisante et dans des conditions qui permettent de la rendre accessible en permanence (ex : publication sur le site intranet ou affichage). La diffusion doit mettre à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externes.

Mise en commun de la procédure interne : le canal de réception des signalements et l’évaluation de l’exactitude des allégations formulées dans le signalement peuvent faire l’objet de ressources partagées entre entreprises employant moins de 250 salariés après décision de leurs organes compétents.

• Désignation des autorités externes chargées du signalement

La liste des autorités externes pouvant être saisies par les lanceurs d’alerte (soit après un signalement interne, soit directement) sont, concernant le droit du travail, les suivantes :

• La DGT (Direction générale du travail) pour les signalements portant sur les relations individuelles et collectives du travail et les conditions de travail,
• La DGEF (Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle) en matière de formation professionnelle et d’emploi,
• Le défenseur des droits en matière de discrimination.

Un décret reste à paraitre pour fixer les conditions dans lesquelles les conseillers prudhommaux peuvent obliger l’employeur à abonder le CPH du salarié licencié pour avoir lancé une alerte.

L’Equipe Social Aklea

Paris, le 16 novembre 2022